Wirtschaftsakademie Schleswig-Holstein

Professionelles Office-Management - Neue Herausforderungen im Sekretariat meistern

Mit neuem Wissen für den Beruf hat Petra Thomsen aus Leck täglich zu tun, seit 15 Jahren arbeitet sie im Sekretariat eines Bildungsträgers. Aber auch ihr eigener Job bringt jeden Tag zahlreiche Herausforderungen mit sich, auf die sie sich einstellen muss: „Das Sekretariat hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert, die Arbeit ist schneller und moderner geworden“, so die 51jährige. Gute Fachkenntnisse werden heute vorausgesetzt – entscheidend ist, die Arbeit gut strukturiert und professionell umzusetzen sowie flexibel in Planung und Organisation zu sein.

Um sich fit für die neuen Anforderungen zu machen, entschied Petra Thomsen sich im September 2009 für den Lehrgang „Professionelles Office-Management (IHK)“ bei der Wirtschaftsakademie in Flensburg. Sechs Monate lang stand für sie jeden Samstag alles rund um die moderne Büroorganisation auf dem Programm. Dazu gehörten unter anderem Methoden der effizienten Chefentlastung, professionelle Projektassistenz, Veranstaltungsmanagement, Techniken der Firmenpräsentation, Grundlagen der Corporate Identity sowie Know-how für Selbst- und Zeitmanagement. Daneben stand auch die persönliche Weiterentwicklung der Teilnehmerinnen im Fokus: „Das Wissen wurde nicht nur sehr praxisnah vermittelt, wir wurden von unseren Dozenten auch ermutigt, damit Neues im Beruf anzupacken“, berichtet die gelernte Bankkauffrau.

Abgerundet wurde die Weiterbildung durch ein Projekt, in dem die Teilnehmerinnen das Gelernte in einem Office-Handbuch festhalten sollten. Dazu hatten sie sich die Unternehmensstrukturen erarbeitet und Betriebsabläufe festgehalten, um ihre tägliche Arbeit noch effizienter zu gestalten. Ein Projekt, das sie in ihrer praktischen Arbeit noch immer begleitet, denn: „Das Handbuch ist eigentlich nie fertig“, lacht Petra Thomsen.

In ihrem Arbeitsalltag übernimmt sie nicht nur die Büroleitung und -organisation, sie ist auch als Ausbilderin für angehende Bürokaufleute zuständig und sitzt im Prüfungsausschuss der Industrie- und Handelskammer (IHK). Das „Professionelle Office-Management“ kann sie nicht nur praxiserfahrenen Mitarbeitern empfehlen: „Auch junge Fachkräfte sollten den qualifizierten Lehrgang gleich im Anschluss an ihre Ausbildung nutzen, um das Wissen zu festigen und zu erweitern.“

Auch nach Ende der Weiterbildung, die nach den schriftlichen Prüfungen mit einem IHK-Zertifikat abgeschlossen wurde, schwärmt die Leckerin noch von ihren Mitstreiterinnen und freut sich über den Erfolg: „Unsere Gruppe bestand aus Powerfrauen mit viel Verantwortung im Berufsleben. Alle haben im Seminar einen großen Entwicklungsschub gemacht. Drei von uns sind sogar in die Assistenz der Geschäftsleitung aufgestiegen, darunter auch meine Schwester.“ Damit der Kontakt auch nach der Weiterbildung nicht abreißt, haben die ehemaligen Teilnehmerinnen ein „Assistenz-Netzwerk“ gegründet: Eine Plattform für regelmäßige Treffen, bei denen die Frauen ihre Erfahrungen und ihr Wissen austauschen – denn im Sekretariat von heute hat man nie ausgelernt.

Professionelles Büromanagement - Gemeinsam fit für das Büro der Zukunft

„Ursprünglich komme ich gar nicht aus der Büroarbeit – ich bin gelernte Einzelhandelskauffrau“, erzählt die 37-jährige Flensburgerin Silke Petscheitis. „Meine Ausbildung habe ich in einem Spielwarengeschäft in meiner Heimatstadt absolviert, anschließend habe ich dann noch als Filialleiterin in der Textilbranche gearbeitet.“

Als  sich Silke Petscheitis im Jahr 2000 beruflich umorientierte, zog es sie erstmals ins Büro. „Ich habe einfach keine berufliche Perspektive mehr für mich in der Textilbranche gesehen. Durch Zufall bin ich dann zu Komtel gekommen und habe dort  im Geschäftskundenmanagement gearbeitet. 2001 habe ich mich dann erneut umorientiert und arbeite seitdem in Flensburg bei der Firma Cisoc-Center GmbH & Co. KG im Büromanagement.“

Den Wechsel in die Bürokommunikation hat Silke Petscheits bis heute nicht bereut, der Job macht ihr großen Spaß. „Aber da ich ja Quereinsteigerin bin, wollte ich unbedingt noch einmal an dem Lehrgang für Professionelles Büromanagement teilnehmen. Ich wollte das richtige Know-How für meine tägliche Arbeit haben - und mich vergewissern, ob auch alles richtig ist, was ich bis jetzt immer so gemacht habe“, lacht die 37Jährige.

2007 nahm die Flensburgerin daher gemeinsam mit neun weiteren Sekretärinnen und Assistentinnen von Geschäftsleitungen an dem Seminar Professionelles Büromanagement bei der Wirtschaftsakademie in Flensburg teil. Ein halbes Jahr lang, jeden Samstag, wurden die Teilnehmerinnen neben dem Job in allem rund ums moderne Büro fit gemacht. „Für uns standen viele verschiedene Themengebiete auf dem Programm“, erinnert sich Silke Petscheitis. „Wir hatten beispielsweise Trainings zu Kommunikation, Projektmanagement, Arbeitsverträgen und DIN-Normen für Geschäftsbriefe.“

 Neben diesen Seminarinhalten rundete das Erstellen eines individuellen Office-Handbuches den sechsmonatigen Lehrgang ab. „Das war wirklich eine tolle Sache“, erinnert sich Silke Petscheitis und erklärt: „Jede Teilnehmerin hat während des ganzen Seminars an ihrem persönlichen Handbuch mit Tipps und Tricks für die tägliche Büroarbeit geschrieben. Ich aktualisiere mein Buch noch heute weiter und nehme es immer wieder im Job zur Hand, um etwas nachzuschlagen.“

Am Ende des Seminars stand für Silke Petscheitis und ihre Mitstreiterinnen ein  schriftlicher Test so wie eine Präsentation zu einem freien Thema auf dem Programm. „Wir haben alle erfolgreich mit einem IHK-Zertifikat abgeschlossen“, freut sich die Flensburgerin.

Danach gefragt, ob sie wieder an dem Seminar Professionelles Büromanagement bei der Wirtschaftsakademie teilnehmen würde, muss Silke Petscheitis nicht lange überlegen. „Natürlich, sofort! Wir waren so eine nette Runde und haben sehr viel für die tägliche Arbeit im Büro mitnehmen können. Sollte es ein  Aufbauseminar geben, sind wir alle wieder mit von der Partie.“

(UPDATE 10/2008)

Fast ein Jahr nach ihrer erfolgreichen Teilnahme an dem Seminar Professionelles Büromanagement hat sich beruflich schon wieder einiges bei Silke Petscheitis getan. „Letzten Freitag habe ich die Zusage für einen neuen Job in Hamburg bekommen“, freut sich die Flensburgerin. „Ab Januar 2009 werde ich dann als Assistenz der Geschäftsführung dort in einem Unternehmen arbeiten“.

Dem Office-Handbuch wird sie auch bei ihrer neuen Stelle weiterhin treu bleiben. „In meiner neuen Wirkungsstätte werde ich natürlich auch gleich mit einem neuen Handbuch als Unterstützung für meinen Arbeitsplatz beginnen“, erzählt sie.

Weitere Informationen

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